Automatyczny spis treści w Wordzie to nie ozdobnik, tylko konkretne ułatwienie. Pozwala jednym kliknięciem przejść do wybranego rozdziału, a przy edycji dokumentu aktualizuje się sam. Warunek jest prosty: dokument musi być poprawnie sformatowany nagłówkami, a nie ręcznie pogrubionymi tytułami. Warto poświęcić kilkanaście minut na ustawienie wszystkiego raz, zamiast później przesuwać numerki stron ręcznie. Dobrze zrobiony spis treści oszczędza czas przy każdym kolejnym poprawianiu pracy, raportu czy instrukcji.
Ręczne wpisywanie spisu treści vs funkcja automatyczna
Większość osób na początku wpisuje spis treści ręcznie: tytuł rozdziału, kropki, numer strony. Działa to do pierwszej większej zmiany w tekście. Po dopisaniu kilku stron numeracja przestaje się zgadzać i zaczyna się żmudne poprawianie.
W Wordzie spis treści można wstawić tak, żeby program sam zbierał tytuły rozdziałów, ustawiał im wcięcia, numerował strony i aktualizował wszystko przy każdej zmianie. Cały sekret polega na używaniu wbudowanych stylów nagłówków, a nie ręcznym „upiększaniu” tekstu pogrubieniem i większą czcionką.
Ręczny spis treści ma sens tylko w prostych, kilkustronicowych dokumentach. W każdej pracy zaliczeniowej, dyplomowej, dłuższym raporcie czy instrukcji lepiej od razu przejść na wersję automatyczną.
Przygotowanie dokumentu: nagłówki zamiast pogrubień
Automatyczny spis treści korzysta z hierarchii nagłówków: Nagłówek 1, Nagłówek 2, Nagłówek 3 itd. To one mówią Wordowi, co jest rozdziałem głównym, a co podrozdziałem.
- Zaznaczyć tytuł głównego rozdziału (np. „1. Wstęp”).
- Przejść do karty „Narzędzia główne” na wstążce.
- W sekcji „Style” kliknąć „Nagłówek 1”.
- Tytuły podrozdziałów (np. „1.1 Cel pracy”) oznaczyć stylem „Nagłówek 2”.
- W razie potrzeby kolejne poziomy (1.1.1 itd.) oznaczać jako „Nagłówek 3”.
Na początku domyślne style Nagłówek 1/2/3 często wyglądają inaczej niż oczekiwany efekt (np. mają nie ten kolor albo odstępy). Nie warto z tego powodu rezygnować ze stylów. Lepsze rozwiązanie to dostosowanie stylu do potrzeb: kliknięcie prawym przyciskiem na stylu w pasku „Style” i wybranie „Modyfikuj…”. Tam można zmienić czcionkę, rozmiar, kolor, odstępy, wyrównanie.
Używanie stylów nagłówków jest obowiązkowe, jeśli ma działać automatyczny spis treści. Pogrubiony, większy tekst bez stylu „Nagłówek” będzie przez Worda traktowany jak zwykły akapit i nie trafi do spisu.
Warto przejrzeć cały dokument i konsekwentnie zamienić wszystkie ręcznie formatowane tytuły na odpowiednie style nagłówków. To jednorazowa praca, która później procentuje przy każdej aktualizacji.
Wstawianie automatycznego spisu treści krok po kroku
Po oznaczeniu nagłówków można wstawić spis treści w odpowiednim miejscu dokumentu. Standardowo umieszcza się go po stronie tytułowej, przed wstępem, ale technicznie może znaleźć się w dowolnej części pliku.
- Ustawić kursor w miejscu, gdzie ma pojawić się spis treści (zwykle nowa, pusta strona).
- Przejść do karty „Odwołania” (w starszych wersjach Worda: „Odwołania” lub „References”).
- Po lewej stronie kliknąć przycisk „Spis treści”.
- Wybrać jedną z gotowych opcji, np. „Automatyczny spis treści 1” lub „Automatyczny spis treści 2”.
- Word automatycznie wstawi spis, pobierając tytuły z nagłówków i dodając numerację stron.
Na tym etapie nie trzeba przejmować się tym, czy odstępy, kroje czcionek i wcięcia wyglądają idealnie. Najpierw warto upewnić się, że w spisie pojawiły się wszystkie potrzebne nagłówki i że ich poziomy są logiczne (Nagłówek 1 jako główne rozdziały, Nagłówek 2 jako podrozdziały itd.).
Jeśli czegoś brakuje w spisie, problem zwykle leży w tym, że dany tytuł nie ma przypisanego właściwego stylu nagłówka. W takim przypadku trzeba wrócić do treści, poprawić styl, a spis zaktualizować (o tym niżej).
Dostosowanie poziomów i wyglądu spisu treści
Jak określić, ile poziomów ma mieć spis
Nie każdy dokument wymaga prezentowania wszystkich poziomów zagłębienia. W większości prac wystarczają dwa lub trzy poziomy (np. 1, 1.1, 1.1.1). Zbyt szczegółowy spis staje się mało czytelny.
Aby ograniczyć lub rozszerzyć liczbę poziomów w spisie, warto skorzystać z opcji „Spis treści niestandardowy…”:
Po kliknięciu w „Odwołania” → „Spis treści” → „Spis treści niestandardowy…” otwiera się okno z dodatkowymi ustawieniami. Tam znajduje się pole „Poziomy”. Ustawienie wartości „3” oznacza, że w spisie pojawią się nagłówki od 1 do 3. Jeśli w dokumencie używany jest np. Nagłówek 4 do bardzo szczegółowych punktów, można go wykluczyć ustawiając „Poziomy: 3”.
Dobrą praktyką jest dopasowanie liczby poziomów do długości dokumentu. W krótkiej, kilkunastostronicowej pracy trzy poziomy mogą być przesadą, a w dużej instrukcji technicznej – zupełnie normalnym standardem.
Zmiana formatowania spisu (czcionka, odstępy, wcięcia)
Po wstawieniu spisu treści Word przypisuje jego elementom specjalne style: „TOC 1”, „TOC 2”, „TOC 3” itd. To od nich zależy wygląd poszczególnych poziomów. Zamiast ręcznie poprawiać każdy wiersz w spisie, lepiej edytować te style.
Styl TOC można znaleźć w oknie „Style” (mała strzałka w prawym dolnym rogu sekcji „Style” na karcie „Narzędzia główne”). Po wyświetleniu pełnej listy stylów warto zaznaczyć pokazywanie „Wszystkich stylów”, wtedy pojawią się również TOC 1, TOC 2 itd. Kliknięcie prawym przyciskiem na TOC 1 i wybranie „Modyfikuj…” pozwala zmienić czcionkę, rozmiar, wyrównanie i odstępy między wierszami dla pierwszego poziomu spisu.
Wcięcia można zmienić w oknie „Modyfikuj styl” → „Formatuj” → „Akapit”. Tam da się ustawić wcięcie z lewej, wcięcia pierwszego wiersza i odstępy przed/po. W ten sposób można np. mocniej odsunąć podrozdziały od lewej krawędzi, żeby struktura spisu była wyraźniejsza.
Zmiana stylu TOC jest rozwiązaniem trwałym: przy każdej kolejnej aktualizacji spisu zachowa on to samo formatowanie, zamiast wracać do domyślnego wyglądu Worda.
Numery rozdziałów a spis treści
W wielu dokumentach numery rozdziałów są generowane automatycznie przez numerowanie wielopoziomowe (1, 1.1, 1.1.1…). Dobrze jest połączyć to numerowanie ze stylami nagłówków. Wtedy nie ma potrzeby wpisywać numerów ręcznie przed tytułami.
Konfiguracja numerowania wielopoziomowego odbywa się w „Narzędzia główne” → grupa „Akapit” → przycisk „Lista wielopoziomowa”. Warto wybrać styl, który od razu ma numerację z poziomami „1, 1.1, 1.1.1” i jest skojarzony ze stylami „Nagłówek 1”, „Nagłówek 2” itd. Dzięki temu po wybraniu stylu nagłówka numer dopisuje się sam.
Tak ponumerowane nagłówki pojawią się w spisie treści dokładnie w tej samej formie, czyli razem z numerami. Eliminuje to ryzyko pomyłek typu „zły numer rozdziału w tekście vs inny w spisie”.
Aktualizowanie spisu treści po zmianach w tekście
Największa zaleta automatycznego spisu treści wychodzi na jaw, gdy dokument zaczyna żyć: dopisywane są kolejne fragmenty, przesuwane rozdziały, zmieniane tytuły. Wtedy nie ma sensu dotykać spisu ręcznie – wszystko daje się odświeżyć jednym kliknięciem.
Aby zaktualizować spis treści, wystarczy kliknąć w jego obszar. U góry pojawi się szare pole z napisem typu „Spis treści” oraz opcją „Aktualizuj spis” (lub po kliknięciu prawym przyciskiem: „Aktualizuj pola”).
Word zapyta, co ma być zaktualizowane. Dostępne są zwykle dwie opcje: „Aktualizuj tylko numery stron” i „Aktualizuj cały spis”. W praktyce bezpieczniej jest częściej wybierać „Aktualizuj cały spis”, bo wtedy Word odświeża też tytuły nagłówków i ich strukturę, a nie tylko numery stron.
Warto przyjąć nawyk aktualizowania spisu tuż przed zapisaniem ostatecznej wersji dokumentu lub przed eksportem do PDF. Zdarza się, że po długiej pracy część numerów stron przestaje być aktualna, a spis staje się niespójny z treścią.
Typowe problemy i jak je szybko naprawić
Spis nie widzi części nagłówków
Jeżeli w spisie brakuje któregoś rozdziału albo pojawia się on w złym miejscu, pierwszy krok to sprawdzenie stylu tego tytułu w tekście. Często okazuje się, że tytuł jest pogrubiony i powiększony, ale ma styl zwykłego akapitu („Normalny”) zamiast „Nagłówek 1/2/3”.
W takiej sytuacji wystarczy zaznaczyć tytuł, nadać mu właściwy styl nagłówka, a następnie zaktualizować cały spis treści. Po tej operacji nagłówek powinien wskoczyć we właściwe miejsce.
Druga możliwość: spis jest ograniczony do zbyt małej liczby poziomów (np. 2), a dokument używa również Nagłówka 3. Wtedy trzeba wejść w „Spis treści niestandardowy…” i zwiększyć liczbę poziomów, po czym wstawić spis ponownie lub zaktualizować istniejący.
Spis rozwala formatowanie dokumentu
Zdarza się, że po wstawieniu spisu zmienia się wygląd części dokumentu: czcionka, odstępy czy wyrównanie. Najczęściej wynika to z niechcianej modyfikacji stylu „Normalny” przy okazji edycji stylów TOC lub nagłówków.
Jeśli dokument zaczął wyglądać inaczej, warto zrobić krok wstecz (Ctrl+Z) i zwrócić uwagę, który styl jest modyfikowany. Edytując wygląd spisu, trzeba trzymać się stylów TOC 1, TOC 2 itd., a nie ruszać stylu bazowego tekstu.
Dobrą praktyką jest też zapisanie kopii dokumentu przed większymi zmianami w stylach – zwłaszcza gdy pracuje się na zewnętrznym szablonie uczelnianym lub firmowym.
Spis treści a eksport do PDF
Większość prac, raportów i instrukcji ostatecznie trafia do PDF-a. Przy poprawnie ustawionym spisie treści taki plik może być dużo wygodniejszy w użyciu: po kliknięciu w tytuł w spisie czytelnik zostaje przeniesiony do odpowiedniej strony.
Aby zachować klikalność spisu, najlepiej korzystać z opcji „Zapisz jako” i wybrać typ pliku PDF. W nowszych wersjach Worda domyślne ustawienia zachowują odsyłacze, w tym pozycje ze spisu treści. Nie trzeba w tym celu wykonywać żadnych dodatkowych operacji – warunkiem jest właśnie automatyczny, a nie ręcznie napisany spis.
Warto po zapisaniu PDF-a otworzyć go i przetestować kilka pozycji w spisie. Jeśli prowadzą do właściwych miejsc, wszystko działa poprawnie. Jeżeli spis wygląda dobrze, ale numery stron się nie zgadzają, oznacza to, że przed eksportem dokument nie został zaktualizowany – wtedy trzeba wrócić do pliku Worda, odświeżyć spis i ponownie wygenerować PDF.